如何利用门户系统，解决企业内部信息混乱问题？

如何使用门户系统解决企业内部的信息混乱问题？

每个人都是产品经理

对于大中型企业来说，企业部门分工大，人员多且分散，整合一个统一、有序、集中的信息交流和传输平台尤为重要。对于作者所在的公司，他们通过综合权衡选择门户系统作为内部信息渠道。

在企业内部信息化过程中，我们开展了内部系统重构、业务流程优化等工作，但一些常见问题无法通过这些工作解决经过员工调查、方案研究和可行性分析，我们决定开发一个内部门户系统来解决这些问题。

整理用户反馈后，发现内部信息化普遍存在四个问题:内部信息发布渠道混乱、审批数据分散、关键业务信息无法集中展示接下来，我将分析我们如何使用内部门户系统来解决这些问题。

问题1:内部信息发布渠道混乱。问题描述:当

公司发布新的规章制度或通知时，群聊管理员将发送完整的通知并上传群文件。这些组文件可能有过期时间，一段时间后无法查看

，但这些群聊包括公告和工作交流。长时间不看集体聊天的员工很可能会错过公司发布的公告。

根据我们的观察，在各种群聊中最常见的话题是:“我遇到了一个问题…哪位同事能处理？”当新员工被雇佣时，这种问题会更频繁地出现。然而，负责相应事务的人不会总是查看聊天窗口，并且很容易忽略这种问题。

此外，公司将定期举行内部培训。培训中使用的大多数课件都以内部项目或公司产品为例，这些都是员工学习的宝贵材料。然而，没有专门的平台来存储和提供它们供下载和学习，这是非常浪费的。

2。解决方案

建立统一的内容发布和查看平台

。我们对信息进行分类，并指定每个部门的信息发布负责人作为内容经理。他们在门户管理背景下统一发布通知、图形内容、功能介绍和各种文档到门户的各个部分。员工可以通过门户网站接收信息和查询信息，这是一个统一的渠道。此外，内容管理器还可以设置重要内容的顶部，以提高触摸率。

3。价值与收获

缩短了内部信息获取时间，提高了信息接触率。门户内容模块

投入使用后，员工可以在门户的相应栏目下顺利找到各种信息，并在近期内快速获得公司的重要信息。避免员工浪费时间搜索文档和寻找人员。改善了内部通知传输速率低的问题

以前，员工在接收信息时需要注意各种群聊通知或在群聊文件中查找通知，还需要到处找人查找特殊人员。现在，您可以通过内容分类导航或搜索功能找到各种通知、文档或交易负责人，您还可以通过首页的顶部信息或横幅在不久的将来获得重要信息。

4。应用场景

我公司内部信息发布大多采用图文结合的形式，没有上传文件，没有使用微信、钉钉等企业沟通和办公工具。

此外，我们的组织结构很复杂，有许多员工和许多级别的信息传输。如果公司规模小，员工数量不多，信息传输速率相对较高，那么搭建这样一个平台的意义就不大。

问题2:审批数据分散

1。这个问题解释了

公司有许多内部系统，其中大部分都有工作流。只有进入相应的垂直系统，才能提交和审批相应的流程；有些交易审批不属于系统，仍处于离线流程。

2。解决方案

建立统一的流程报告和处理平台

门户员工工作台菜单，连接各种业务系统的待办事项列表，并以统一的格式显示它们，公开关键字段，为可以快速审批的流程提供操作按钮，并指导员工在对不能快速审批的流程执行相应操作之前检查流程细节。以工作物品的收集为例，一般会将登记程序转移到网上，在收集前启动申请，物品分发后，行政部门的同事会点击“通过”按钮确认物品已经送出仓库，这样库存就不会再次失衡。

3。价值和收获

简单流程在统一平台上快速处理，所有流程数据在线存储

最初是在每个月的考勤期间或报销期间结束后的最后几天，相关系统流程的审批者需要执行非常复杂的操作来处理大量相对简单的流程。目前，这部分用户可以在门户的待办菜单下快速集中处理。此外，由先前离线过程产生的数据不能被准确地记录和计数。现在，通过标准化的在线操作流程，数据被记录在系统中，便于定期查看和统计。

4。适用场景

系统的数据少于自动审批流程，大多数需要特殊审批。如果大多数流程在业务属性上相对简单，并且可以通过系统配置自动获得批准，那么就没有必要对流程的处理路径进行大幅优化

问题3:关键业务信息未能显示

1。问题描述:

公司的销售和运营数据存在于各自的垂直系统中，没有集中查看的平台。

，例如，在维护签约商户的过程中，销售人员需要进入商户管理系统查看签约商户的交易状态，然后去客服系统查看商户的投诉数据。开拓新客户时，需要进入客户管理系统查看客户地图或客户行业统计等图表，挖掘新客户。

在分析单个系统的数据时价值有限。只有通过组合多个系统的数据，才能获得更准确的优化方向，并帮助员工调整后续工作的重点。

此外，这些系统的大部分报表模块不支持过滤器的建立，每次进入系统查看数据时都需要重新设置过滤条件，使用方便性低。

2。解决方案

建立关键业务信息集中展示平台

在工作台的报表菜单下，用户可以直接查看各垂直系统中有权限的报表内容此外，在工作台的首页设置了报表概览模块，用户可以自行配置和添加报表或报表过滤器，免去了切换多个系统查看和重复设置过滤条件的复杂操作。

3。价值和收获

报告显示可定制，以提高多源业务数据分析的效率

员工可以同时查看多个系统的报表数据并进行自定义配置，提高了多源数据的分析效率。

门户系统集中显示多系统业务报表数据，员工不需要进入多个系统获取数据，配置好的过滤器可以添加到报表总览面板，通过进入相应页面可以快速获得运行结果。

4。应用场景

我公司业务数据相关性高，需要更多的数据维度进行对比分析，公司没有集成多系统数据的商业智能系统。如果公司内每个业务系统的数据相关性很低，在单独的系统中查看也不是什么大问题。如果能够连接多系统数据的商业智能系统已经在使用，商业智能系统可以直接优化以满足操作要求

问题4:系统数据安全性较弱

1。这个问题说明

公司的每个系统采用不同的安全防范策略，无法统一管理，数据安全也无法得到保证。例如，每个系统对安全密码强度和密码有效期有不同的要求，对图形验证码或短信验证码有不同的触发机制。一些系统监控用户操作，并在超时后自动注销。但是，每个系统设置的超时时间也不一致，有些系统没有超时限制。

此外，每个系统管理员将在员工离职时处理系统帐户的关闭。如果操作不及时执行，数据泄漏的风险将会增加。

2。解决方案

建立单点登录认证服务平台

将每个业务系统的用户认证方式修改为LDAP认证，账户密码由微软域控制统一管理各服务系统的用户认证模式统一连接到LDAP认证后，密码强度、密码到期时间、验证码触发条件、账户异常登录判定、账户行为监控等。由单点登录服务平台统一控制，增强了对系统数据安全的保护。对于用户来说，只需为单点登录连接的系统使用一套账户密码，从而降低内存成本。

3。价值与收获

系统数据安全性增强，客户管理成本降低当

没有设置单点登录服务平台时，各系统独立管理账户密码，管理员负责账户的开/关和系统密码的重置。此外，每个系统规定的密码安全级别不同，数据安全保护存在漏洞。访问单点登录服务后，账户密码由域控制统一管理，登录安全策略由单点登录服务平台制定，账户的一次操作会直接干扰多个系统的登录判断。

4。应用场景

公司现有的大多数业务系统都有可能与单点登录服务接口，并且对接成本在可接受的范围内如果公司使用的大部分外部系统都是购买的，开发起来会更加困难，或者对接的成本会更高。在这种情况下，可能只需要每个系统升级登录操作管理的安全级别。

结论

事实上，针对本文所述的问题，我们提出了许多方案，既有功能优化方案，也有系统建设方案。然而，企业门户的开发是我们根据紧迫性选择信息问题，综合考虑内部资源后，当时得到的最佳解决方案。无论采用哪种计划，我们都需要考虑各种现实情况，如发展困难、资源状况、公司发展计划等。，并确保计划的实施确实会为我们创造价值和规避风险。

作者:今天吃洋葱；公开号码:今日吃洋葱

这篇文章最初由“今日吃洋葱”发表，每个人都是产品经理。根据CC0协议

图片

本文由 在线网速测试 整理编辑，转载请注明出处，原文链接：https://www.wangsu123.cn/news/462.html。