换个方式高效管理 Windows 文件，灵活、精准的标签工具：Tabbles

数字办公最初是众所周知的，它或多或少与当年的“无纸办公”浪潮分不开。个人电脑，也就是现在几乎任何公司都使用的电脑，除了最初的科学计算，另一个主要任务是处理和存储数字化文档，这就是我们口中“文件”的原始含义。

因此，在介绍今天的应用程序和文档管理概念之前，我们不妨谈谈我们每天必须处理的文档。

文档和传统文档管理

从广义上说，文件是记录信息的载体。在现实世界中，文件是通过纸张等媒体呈现的信息载体。在数字世界中，它是数据和属性的组合，数据是二进制代码。

这个“文档”实际上是什么样的文档，由文档属性给出。

举一个简单的例子，通过记事本软件，我们可以生成一个名为1.txt的文档。如果我们去掉它的后缀并用记事本强行打开它，我们会发现记事本仍然可以正确显示文本内容——换句话说，“文件”中的信息并不完全依赖于后缀，它所呈现的内容(文本内容)和属性(后缀)在这里可以完全无关。

知道了文件类型，我们仍然可以强行打开没有扩展名的文件。

这里涉及的“属性”概念给文档提供了一种不同于数据信息的识别方法。每个人感觉最直观的属性是上面例子中提到的“后缀”，它可以让计算机知道文档的类型:给文档一个. txt后缀，文档将被赋予“记事本文档”的属性。单击打开文档，系统将知道要打开哪个应用程序。

文件结构

除了后缀，属性还可以给文件提供其他附加信息。以1.txt文件为例。除了后缀。txt、文件前缀、文件作者、文件在系统目录中的位置、创建时间、是否可以读取或写入、文件大小等。都是它的属性。我们可以右键单击文件，然后单击“属性”来查看这些属性。

“数据+属性”的基本结构是文档管理中最基本的元素，也是数字文档管理的基本形式。

仔细观察公司的行政和人事部门保存文件的方式，可以发现大多数人将部门所需的文件分为“篮子”，如“行政文件”、“财务文件”和“人事文件”。如果篮子中有更多的子类别，文件夹将升级到“文件架”，并通过放置不同的分类文件进行进一步分类。

传统纸质文档管理

在某种程度上，传统的数字文件管理方法借鉴了上述方法——例如，文件目录与文件夹嵌套，文件按不同的目录分类；为了便于以后查找文件，除了设置不同名称的文件夹外，我们还会对文件进行重命名，以便更好地方便定位，这样当我们需要查找文件时，可以通过相应的文件名和目录来查找文件，从而实现文件的归档和快速检索。

通过建立“文件名+目录+文件夹套接字”的方法，熟悉的数字文档“资源管理器”已经基本成型，但这种文档管理方法也有一个最大的缺点:同一个文件夹只能给一个单一的继承信息。这导致如果一个文件或文件夹属于多个类别，传统的文档管理和索引方法只能基于其中一个属性信息进行检索。

随着文档数量的增加，传统的分类将成为文档检索和归档的最大障碍。

从媒体管理工具中寻找灵感

如果您使用了本地媒体管理器，您会发现我们实际上可以通过不同的索引条件找到相同的歌曲或专辑:艺术家、流派、年代，甚至是唱片发行商……这样的管理工具使用类似的“刮刀”方法来给媒体文件组合信息标签并建立相关的信息库。当我们将来找到它时，我们将会有更多的维度搜索路径。

本地音乐库属于基于标签的文件数据管理系统。

因此，数字文档管理也可以借鉴同样的思路:在现有文档管理结构的基础上，以类似于“媒体文档数据库”的方式构建标签信息数据库，从而实现基于标签的文档管理逻辑，使文档检索更加灵活高效。

然而，它不同于大多数多媒体文件数据库使用“刮刀”并通过互联网自动添加数据标签的方式。考虑到文档文件的隐私性，它们自然不能通过找到相关或相似的互联网元数据来“标记”。为了实现类似于多媒体文件数据库的高可用性和灵活性，我们必须使用第三方软件，例如德国的Tabbles。

标签:标记文件和文件夹

正如其名称“表格”所描述的，表格是为“标签”而生的——通过将文档标记为新的“新属性”，从而使文档跳出文件名甚至文件类型的限制，并在分类或过滤方面变得更加有效。

与许多文档管理数据库类似，所谓的新属性“标签”不能直接添加到文档本身的属性中。表仅将文档标签放在外部数据库中，并将数据库与现有文档系统集成在一起。这样，我们不仅可以创建新的“属性”给表中的文档添加“标签”，还可以直接实现基于表中标签的文档管理、检索和过滤操作。

因此，从本质上来说，Tabbles可以说是一个基于标签的独立的“文档管理器”。在实际使用中，我们需要做的第一件事就是创建新的标签。除了根据实际情况命名，我们还可以为新建筑选择相应的标签颜色。

事实上，在Tabbles中创建新标签也可以是半自动化的。这种方法特别适合放在大目录中的文件。例如，我希望我在开发文件夹中创建的所有新项目都可以被标记。创建新规则时，可以为指定文件夹或子文件夹下的所有新文件分配特定的标记:

设置标签后，下一步是如何将标签添加到现有文件中。Tabbles提供了两种将标签添加到文件中的方法。第一种方法是拖放选择要在表格中添加的标签，然后将要添加标签的文件/文件夹添加到表格窗口区域。

如果拖动文件夹，会弹出相应的选项弹出框和相应的规则，如是否只对文件夹进行标签，是否允许文件和子目录文件继承标签，或者是否设置自动标签动作等。当然，这些选择最终会在搜索结果中显示出完全不同的效果。

标签文件/文件夹的另一种方法是通过右键菜单——尤其是一些分散在其他文件夹中的文件。通过右键菜单进行标记可能是最有效和最简单的。例如，我们可以在系统资源管理器的目录中找到一个文件，选择该文件，右键单击它，在右键菜单中选择“标记文件”以打开要标记的标记选项框，选择要标记的标记，然后单击“添加标记”。

标记文件的两种方式可以满足不同的使用场景:拖放适用于向大量文件添加特定的标记，而分散在其他目录中的文件可以通过右键菜单进行标记。此外，如果涉及多标签场景，通过右键菜单添加新标签将更加灵活。

如果您在文档/文档中添加了一定数量的标签，您可以使用标签在Tabbles上非常方便地过滤文档。例如，在我最近的全景图中，我想找到学校的全景图，所以只要点击左边的“全景”标签，然后点击“校园”就可以准确地过滤掉相关的图片。要知道我把这些图片存储在不同的文件夹目录中，根据以前的文档管理方法找到它们会很麻烦。

除了标签过滤之外，基于附加文档的新属性，我们可以基于标签在Tabbles中搜索文档。例如，我想在我拍摄的所有学校全景图中找到名为“门”的全景图。我只需要选择左边的“全景”和“校园”标签，然后在搜索框中输入“门”，这样所有带有关键词的全景就会显示在结果页面中。

可以看出，这种文件搜索的优势在于它的关键词判断不再完全基于文件名的单一属性，而是通过标签等“伪词切分”的形式，先过滤，再通过文件名中的关键词进行搜索，这样命中率自然大大提高。

结论

Tabbles提供了一种全新的文件管理方式:它通过手动/半自动地向文件添加附加标签来构建用户特定的文件管理数据库。数据库中没有所谓的文件层次关系，只有标签的新概念。

有了这个数据库，文档管理文档不再直接链接到名称或文件夹，文档之间的“相关性标签”得到了强调。基于这些标签的文件信息网络使我们在面对海量文件管理时有了一个更加简洁直观的索引方法。

最后，表的功能远不止本文介绍的。如果传统的文件管理方法像早期搜索时代的雅虎，那么在文件管理领域，表格可能就是谷歌。如果您想更有效地管理文档，以不同的方式使用Tabbles绝对值得一试。

您可以在表格官方网站上免费下载该应用程序。除了文件管理之外，表还提供了扩展工具，如Outlook插件。免费版本对可标记的文件类型、自动标记规则的数量和邮件标记的数量有限制。详情请参考官方定价说明。

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